Article 1 – Champ d’application et opposabilité
Le présent document complète les conditions générales et particulières de tout document applicable aux relations entre, d’une part, l’Association syndicale libre VITROPOLE (ci-après l’« ASL »), dont le siège social est situé 100 Avenue de l’Europe, 13127 Vitrolles, et, d’autre part, toute personne morale ou physique propriétaire ou locataire de la zone (ci-après la « Personne Concernée »).
En signant ce document, la Personne Concernée reconnaît avoir pris intégralement connaissance de la présente Politique de Confidentialité et l’accepter sans réserve.
Article 2 – Objet
La présente Politique de Confidentialité a pour objet d’informer la Personne Concernée sur les traitements de données à caractère personnel effectués par l’ASL dans le cadre de la fourniture de ses Services.
Article 3 – Données à caractère personnel collectées par l’ASL
Dans le cadre de son activité, l’ASL est amenée à collecter des données personnelles dans le cadre de :
- la gestion de la relation avec les propriétaires et locataires de la zone ;
- la gestion du site internet et du formulaire de contact ;
- la gestion des fournisseurs.
La description détaillée de ces traitements figure aux articles 3.1 à 3.3.
Pour ces traitements, le responsable de traitement est l’ASL dont les coordonnées figurent à l’article 1. Pour certains traitements de données et tel que spécifié ci-après, l’ASL est responsable conjoint du traitement avec l’association VITROPOLE ENTREPRENDRE (Association déclarée n° W134000723), dont le siège social est également situé 100 Avenue de l’Europe, 13127 Vitrolles.
Les Personnes Concernées peuvent demander à l’ASL l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, une limitation du traitement, le droit de s’opposer au traitement et le droit à la portabilité des données, dans les conditions et les limites prévues par la réglementation en vigueur. Elles peuvent également fournir des directives quant à l’utilisation de leurs données personnelles après leur mort.
Pour exercer ces droits, les personnes doivent contacter l’ASL à l’adresse contact@vitropole.com. Toute demande d’exercice des droits mentionnés ci-dessus devra être accompagnée d’un justificatif d’identité de la personne concernée. Elle sera traitée dans un délai d’un mois à compter de la réception du justificatif d’identité. En cas de circonstances particulières tenant à la complexité de la demande ou à un grand nombre de demandes à traiter, le délai de réponse pourra être prolongé de deux mois supplémentaires.
Les Personnes Concernées ont également le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou de toute autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne.
3.1. La gestion de la relation avec les propriétaires et locataires de la zone
Le traitement a pour finalité la gestion de la relation avec la Personne Concernée, en sa qualité de propriétaire ou locataire de la zone industrielle des Estroublans et de l’Anjoly. Les données sont utilisées pour le suivi des adhésions des propriétaires, la comptabilité, la facturation et le recouvrement.
La base juridique du traitement est l’obligation légale pour l’ASL de collecter les données des propriétaires et locataires de la zone.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone du représentant légal et contact d’urgence, n° SIRET du propriétaire et du locataire, RIB, situation patrimoniale des propriétaires et locataires, état civil complet des parties prenant part aux actes sur les biens.
Les catégories de personnes concernées sont le(s) dirigeant(s) si la Personne Concernée est une personne morale, et la Personne Concernée en sa qualité de propriétaire ou de locataire si cette dernière est une personne physique.
Les données sont conservées pendant toute la durée de l’adhésion, augmentée d’un délai de cinq ans à compter de la fin de l’adhésion.
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont le personnel habilité de l’ASL et les sous-traitants de l’ASL, dont la liste peut être fournie sur simple demande.
L’ASL est responsable conjoint du traitement avec l’association VITROPOLE ENTREPRENDRE (Association déclarée n° W134000723), dont le siège social est également situé 100 Avenue de l’Europe, 13127 Vitrolles.
L’ASL garantit aux Personnes Concernées que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la réglementation en vigueur.
La fourniture des informations présente un caractère contractuel. À défaut de fournir les informations, la Personne Concernée ne pourra pas être adhérente de l’ASL.
3.2. La gestion du site internet et du formulaire de contact
Le traitement a pour finalité l’utilisation et la maintenance du site www.vitropole.com ainsi que la réponse aux demandes exprimées via le formulaire de contact présent sur celui-ci.
La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de l’ASL à répondre à ces demandes, ainsi que le consentement que la Personne Concernée exprime en utilisant le formulaire concerné.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse email, téléphone, adresses IP et logs.
Les catégories de personnes concernées sont les personnes faisant usage du site et du formulaire de contact.
Les données sont conservées pendant la durée adéquate, en fonction de l’émetteur du message (clients, prospects, candidat au recrutement).
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont les membres habilités du personnel de l’ASL et les sous-traitants de l’ASL, dont la liste peut être fournie sur simple demande.
L’ASL garantit aux Personnes Concernées que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la réglementation en vigueur.
La fourniture des informations présente un caractère nécessaire. À défaut de fournir les informations, la personne concernée ne pourra pas être recontactée par l’ASL.
L’ASL est responsable conjoint du traitement avec VITROPOLE ENTREPRENDRE pour ce traitement de données.
3.3. La gestion des fournisseurs
Le traitement a pour finalité la gestion des relations avec les fournisseurs de l’ASL. Les données sont utilisées pour l’établissement et/ou le suivi des contrats ainsi que le règlement des factures.
La base juridique du traitement est l’intérêt légitime de l’ASL tenant à l’exercice normal de son activité.
Les catégories de données collectées sont les suivantes : nom, prénom, adresse postale professionnelle, numéro de téléphone, adresse email et RIB.
Les catégories de personnes concernées sont les fournisseurs de l’ASL.
Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée du délai de prescription de cinq ans.
Les destinataires susceptibles d’accéder aux données sont les membres habilités du personnel de l’ASL et les sous-traitants de l’ASL, dont la liste peut être fournie sur simple demande.
L’ASL garantit que la confidentialité des données est assurée par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément à la réglementation en vigueur.
Article 4 – Dispositions applicables à l’ensemble des traitements
4.1. Transfert de données personnelles
En signant la présente Politique de Confidentialité, la Personne Concernée autorise expressément que les destinataires mentionnés pour chaque finalité ci-dessus aient accès aux données personnelles pour la finalité correspondante.
Les données personnelles transmises à l’ASL peuvent être transférées à un prestataire hors de l’Union européenne.
Dans ce cadre, l’ASL s’assure que des mesures appropriées ont été mises en place afin que les données personnelles des Personnes Concernées bénéficient d’un niveau de protection adéquat. L’ASL a également encadré sa relation avec son prestataire à ce titre, par le biais de clauses contractuelles types.
Les données personnelles collectées par l’ASL ne sont en aucun cas commercialisées auprès de tiers sans l’autorisation expresse et préalable des Personnes Concernées.
4.2. Sécurité des données
L’ASL a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à leur nature et à la finalité des traitements.
En particulier, l’ASL :
- soumet son personnel à une obligation de confidentialité ;
- sensibilise les personnes manipulant les données et a rédigé une charte informatique ayant force contraignante ;
- sécurise les postes de travail (procédure de verrouillage automatique de session, antivirus mis à jour, firewall) ;
- sécurise les serveurs (limitation de l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées, installation sans délai des mises à jour critiques, disponibilité des données assurée) ;
- sécurise les sites web ;
- effectue des sauvegardes régulières d’activité ;
- gère la sous-traitance (clauses spécifiques dans les contrats des sous-traitants, conditions de restitution et de destruction des données, effectivité des garanties prévues assurée) ;
- protège les locaux (restriction d’accès aux locaux au moyen de portes verrouillées).
Il est toutefois rappelé aux Personnes Concernées que l’obligation de sécurisation trouve sa limite dans l’état de la technique et qu’elle n’est qu’une obligation de moyens, l’ASL ne pouvant garantir à 100 % l’absence d’atteintes aux données stockées.
Article 5 – Modification de la présente politique de confidentialité
L’ASL se réserve la possibilité de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. En cas de modification, la nouvelle version sera envoyée par email aux Personnes Concernées.